Googleドライブの公開範囲の変更(学外のユーザとの共有設定が可能になります)

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Googleドライブの公開可能範囲を拡張します(2015年12月)

Googleドライブ上のファイルの公開範囲は、これまでセキュリティ上の観点から北里大学の学内のユーザまでに限定しておりました。利用開始から2年以上が経過し、学外のユーザとも共有したいという要望が増えてきたことから、公開範囲を以下の様にします。

従来:北里大学のユーザへのみ公開可能、学外のユーザへは公開不可
変更後:学外のユーザへも公開可能


設定方法は、以下を参照して下さい。(両方の設定を同時に行うこともできます。)

共有したい相手を特定せず、リンクを共有する場合

リンクを共有できる範囲を設定する

  1. 共有設定画面で「変更」をクリックします。


  2. 以下の様にリンクの共有画面が表示されます。

公開範囲を広げたことで、赤枠で囲った「ウェブ上で一般公開」と「リンクを知っている全員」が表示されるようになっています。今後はこの2つの内の一方を選択することで、学外のユーザへファイルを公開することができます。また、この2つの違いは以下の通りです。

  1. ウェブ上で一般公開
    インターネットが使える人は誰でも、Google検索することでこのファイルを見つけてアクセスすることができます。世界中に公開してもよいファイルにのみ、この設定をして下さい。
  2. リンクを知っている全員
    共有設定画面の「共有するリンク」のURLを知っている人は誰でも、このファイルにアクセスすることができます。Google検索にはヒットしないので、Webページ、またはTwitterやFacebookなどに「共有するリンク」のURLを貼り付けて、アクセスしてきた人とだけ共有したい場合に適しています。

相手を特定して共有する場合

共有したい相手に招待メールを送信する

  1. 個別にユーザを招待したい場合は、「共有設定」画面の「招待」に、招待したいユーザのメールアドレスを入力し、「送信」をクリックします。

従来は学内のユーザ(@st.kitasato-u.ac.jpのアドレス)以外を入力すると送信することができませんでしたが、変更後は学外のユーザ(@st.kitasato-u.ac.jp以外のアドレス)へも送信することができます。

ただし、相手を編集者として招待したい場合は、相手がGoogleのアカウントを持っている必要があります。


なお設定を間違えた場合、意図せずファイルがインターネット上へ公開されることもあり得ます。十分注意して、慎重に公開範囲を選択するようにして下さい。